Le Lean dans les collectivités locales : gagner du temps et de la sérénité

Le Lean est une méthode d’amélioration continue issue de l’industrie, qui, bien appliquée, peut faciliter la performance des entreprises. Elle permet de se focaliser sur la valeur ajoutée produite et prend en compte, les pertes de temps, l’organisation, le bien-être des collaborateurs. Utilisée depuis plusieurs années sur les lignes de production, elle s’est progressivement étendue à « l’office », le travail administratif : études, ventes, ressources humaines,…

Le Lean Office peut aussi être une méthode efficace pour les collectivités. L’ADIRA a organisé un atelier de travail avec les acteurs du développement économique d’Alsace sur le thème : « Comment le Lean Office peut s’appliquer dans ma collectivité et me faire gagner du temps et de la sérénité ? »

SERUE Ingénierie est un bureau d’études qui a modifié son organisation en ce sens et est devenu aujourd’hui une référence dans l’utilisation du Lean Office. Forts de cette expérience, les dirigeants ont créé le Lean Institut, destiné à former d’autres organisations.

C’est tout naturellement que nous nous sommes rapprochés de Gilles Renck, responsable Lean au sein de l’entreprise, pour organiser l’atelier de travail sur cette thématique.

Une dizaine de membres du réseau des acteurs du développement économique d’Alsace se sont retrouvés le 21 juin 2022 pour découvrir la méthode et les façons de l’appliquer au sein de leurs collectivités.

L’expérience du Lean pour SERUE est indissociable de leur réflexion sur le bâtiment : comment le rendre plus efficient et plus agréable pour les collaborateurs. C’était le point de départ d’une volonté d’être plus agiles, organisés, performants mais en mettant d’abord l’humain et son bien-être au cœur du dispositif. C’est par cette approche que la participation et l’adhésion des collaborateurs à la mise en place du Lean peut être obtenue.

L’amélioration continue  est au service de la qualité de vie au travail et  de la performance de l’entreprise.

Un des principes de base est de ne pas rechercher une augmentation de la valeur ajoutée du travail par une pression productive, mais bien de chasser les gaspillages : les tâches qui absorbent uniquement de la ressource sans créer de valeur. Dans les organisations administratives, qu’elles soient publiques ou privées,  on peut citer :  les attentes, la production d’information que personne n’utilise, les mails en surnombre, l’excès de contrôle, l’intelligence collective non utilisée,…

Gilles Renck a pu présenter aux différents participants, le travail effectué par l’entreprise sur ces gaspillages. Afin de maintenir le niveau atteint, des standards d’organisation ont été élaborés et appliqués.

Ensuite, le suivi régulier des progrès accomplis, passe par la définition d’indicateurs de performance et de pilotage. Trouver les bons indicateurs qui ont du sens est un enjeu fort qui nécessite un travail important.

Ces derniers font ensuite l’objet d’un « management visuel ». Chez SERUE cela prend la forme de tableaux, affichés dans des zones de communication où les collaborateurs se retrouvent pour faire régulièrement le point. L’affichage et l’évolution des indicateurs est un aspect particulièrement important car il permet à tous de connaître et de mesurer les progrès accomplis.

La matinée couplait apports théorique et déplacements au sein des locaux pour observer concrètement la mise en œuvre du Lean. Les participants ont particulièrement apprécié cet atelier de travail, qui leur a permis de mieux comprendre la démarche à suivre pour entamer un processus d’amélioration continue au sein de leur collectivité.