Lean Office : succès du premier Gemba WALK RH chez AZAE

Depuis plus deux ans, l’ADIRA met en œuvre des Gemba Walk interentreprises. Le Gemba Walk (« là où se trouve la réalité » en japonais) est une activité des managers qui consiste à aller sur le terrain pour rechercher les gaspillages et les opportunités d’amélioration. Notre agence y ajoute la notion d’intelligence collective territoriale, en intégrant à cette action des participants externes. L’entreprise hôte recueille l’expertise d’autres personnes : dirigeants, responsables Lean, responsables production…, pour l’aider dans la résolution d’une problématique d’organisation industrielle. Il s’agit d’un principe où les participants sont également gagnants : ils aiguisent leur vision critique et élargissent leur champ d’actions.
Depuis 2019, plus d’une cinquantaine d’entreprises du Club Génération Industrie de la Maison de l’Emploi de Strasbourg et de l’ADIRA se réunissent afin de réfléchir aux problématiques d’attractivité. Ces rencontres ont permis de dégager des pistes d’actions concrètes autour de l’attractivité et de la fidélisation des collaborateurs dans les TPE/PME.
Dans la continuité de nos travaux, nous nous sommes interrogés sur la possibilité d’adapter cet outil au Lean office et notamment dans le domaine des ressources humaines.
Claire LEHMANN et Juliette LINTZ du groupe AZAE (société de services à la personne) ont accepté de tester le prototype, avec l’appui technique et l’animation de Gilles RENCK SERUE Ingénierie-Lean Institut.

Ainsi, jeudi 3 mars 2022, durant une matinée, une dizaine de responsables des ressources humaines d’entreprises se sont réunis pour appuyer AZAE dans l’amélioration de son process d’intégration des nouveaux arrivants qui revêt une forte importance pour l’entreprise. En effet, elle doit assurer une qualité de service irréprochable, avec la problématique de recruter régulièrement dans ce métier en tension et pour de nombreuses agences réparties sur le territoire national.

L’organisation du Gemba a d’abord constitué en un travail en amont de la réunion, avec l’élaboration d’une VSM (Value Stream Mapping / cartographie de la chaine de valeurs) du process.  Ensuite, la matinée d’échanges et de travail a permis aux participants, séparés en deux groupes, de challenger cette VSM et d’ébaucher des propositions.

Même si les responsables des ressources humaines présents n’étaient pas des spécialistes du Lean, la méthode a pu être appliquée efficacement et les rendus étaient particulièrement pertinents selon l’équipe d’AZAE. Des actions concrètes à mettre en œuvre et des indicateurs ont pu être listés et qualifiés.

L’ensemble des participants a apprécié cette expérience inédite, que nous reconduirons probablement dans d’autres entreprises. Ils se sont d’ores et déjà donné rendez-vous d’ici 3 mois environ pour échanger sur les premières améliorations déclinées dans l’entreprise.